סריקה מסמכים ויצירת ארכיון אלקטרוני

כולם מסביבכם כבר משתמשים בשירותי ניהול מסמכים וסריקת מסמכים. סורקים, ניירת מסמכים , צילומים, או סתם מקבלים קבצים סרוקים או אלקטרונים.
וגם אתם רוצים להיות חלק מהעניין ולא להישאר מאחור.

איך מתחילים? מה עושים ? והאם זה הכרחי?

מתחילים בזה שקובעים מה הצורך, מה צריך לסרוק ומה לא, לאחר מכן בוחרים את דרך הפעולה המתאימה לארגון או לאדם הפרטי, ( שימוש בסורק מתאים, תוכנת צפייה וסריקה וכן גיבוי מתאים) ולאחר מכן מתחילים בתהליך הסריקה והכנת מאגר המידע שישמש אתכם.

נתחיל את הסקירה שלנו עם נושא הסורקים.

מזה שנים שהשימוש בסורקי מסמכים, בעסק או בבית, הפך לנפוץ.
הסורקים משמשים אותנו לכמה צרכים, שכפול תמונות ושליחתן, שליחת פקסים,גיבוי תמונות, יצירה וגיבוי של מסמכים וניירת ועוד. ישנם סורקים מסוגים שונים בהתאם לשימוש : סורק שולחני,סורק משרדי,סורק המשולב עם מדפסת,סורק נייד ואפילו סורק לכרטיסי ביקור.

כיצד לבחור סורק מסמכים מקצועי?

לשם כך עלינו לשאול את עצמנו שתי שאלות עיקריות :
לשם מה אנו סורקים תמונה או מסמך ולאיזו שימוש – תמונה למשלוח בדואר האלקטרוני? מצגת לאתר אינטרנט? הפקות דפוס מקצועיות או יצירת ארכיון אלקטרוני?
בהתאם ליעד השימוש ניתן להחליט אם אנו רוצים סורק פשוט שעלותו נמוכה למדי או בסורק מקצועי בעלות גבוהה יותר.
שאלה שנייה היא איזה תמונות אנו סורקים?. תמונות מודפסות? תצלומים? שקופיות?. האם מדובר בסריקת תמונות משפחתיות או סריקת אלפי שקופיות? שימוש פרטי או עסקי.
כדאי לרכוש סורק או סורקים לאחר מתן מענה לשאלות אלו.

מחירי סורקים מתחילים ב-מאות שקלים בודדים ועד לעשרות אלפי שקלים לסורקים מקצועיים ומשוכללים שמיועדים בעיקר לגרפיקאים וללשכות סריקה. מרבית המשתמשים הביתיים יסתדרו נהדר עם סורק איכותי שמחירו כמה מאות שקלים בודדים.

הסורקים המקצועיים החדשים הפכו את פעולת הסריקה הממוחשבת לידידותית וקלה. בסורקים רבים מותקנות מערכות אוטומטיות לסריקת מסמכים המאפשרות ביצוע פעולה מורכבת בלחיצת כפתור.
סורק מסמכים שולחני שהיה מוצב בעבר רק בעמדות מסוימות במשרד, הפך בשנים האחרונות למוצר סטנדרטי בסביבת המחשוב הארגונית.

למרות זאת, משתמשים רבים אינם יודעים לסרוק מסמכים המסומנים במארקר, הכתובים בעיפרון, או מסמכים באיכות נמוכה. החשש מפני התעסקות עם טכנולוגיה המשמשת למטרה אחת – סריקה, מקטין את אפקטיביות הסורקים ובכך איכות הסריקה ממשיכה להישאר נמוכה, כפי שהייתה בסורקים הישנים.
לאנשים ועסקים הזקוקים לסריקה בפרקי זמן קצרים, או לכאלה החוששים משימוש עם סורק המסמכים, קיימת האפשרות להיעזר בחברות סריקה הנותנות את שירותיהן בלשכות סריקה או מגיעות לאתר הלקוח עם סורקי מסמכים מקצועיים, מחשב נייד וצורב.

חברות לסריקת מסמכים

קיימות בשוק מספר חברות המפעילות לשכת שרות לסריקת מסמכים. כמו כן על המסמכים הסרוקים כדאי שתקבלו תהליך שיבצע זיהוי אופטי (OCR), ותרגום אוטומטי של טקסט. במידה ואתם לוקחים את המסמכים שלכם ללשכת סריקה אתם עשויים לקבל שירות מהיר המתאים בעיקר לכמויות גדולות של מסמכים. ארגונים גדולים נוטים לסרוק את המסמכים שלהם בלשכות סריקה או שהן מפעילות לשכת סריקה משל עצמן.
אם מדובר במסמכים רגישים או סודיים, אין חובה למסור את המסמכים לגורם זר. ישנן חברות סריקה המציעות סריקת מסמכים בביתו של הלקוח: הן מגיעות עם המכשור המיוחד לבית הלקוח או למשרדו, מבצעות את הסריקה בנוכחותכם ויוצרות עבורכם ארכיון אלקטרוני. כך תבטיחו כי מסמכים לא ייאבדו או יישכחו במשרדי החברה, אלא יישארו כולם ברשותכם.

ומה לגבי ההכרח? מי קובע מה הוא? ובכן זוהי שאלה שרק אתם יכולים לענות עליה, בעתיד זה כבר לא יהיה הכרח זה יהיה צורך כדי להתנהל בעולם המודרני, כיום עדיין ניתן להתנהל עם ניירת ומסמכים פיזיים ולא ירחק היום בו גם אתם תיפרדו מרוב הניירת הפיזית ותעברו לקבצים דיגיטלים, זה לא יקרה מחר אבל רצוי להיערך לעניין מוקדם ככל הניתן , כך תוכלו לשמר כבר כיום חומר דיגטלי רב ולגבות אותו.