בעקבות החידושים הטכנולוגיים בשנים האחרונות בכל הקשור לניהול מסמכים פורסמו נהלים מטעם מס הכנסה לניהול ארכיב דיגיטלי. על פי החידושים של מס הכנסה העדכניים לשנת 2013 ניתן לשמור מסמכים המתקבלים מספקים כקובץ מחשב, זאת לאחר סריקת המסמכים וכן, מעמד של מסמכים ממוחשבים יהיה זהה למעמד של מסמכי נייר. להלן החידושים:
סריקת מסמכים
ניתן לשמור :
מערכת חשבונות בצורת העתק צילומי מזוער, אם מזעור המסמכים המקוריים וביעורם נעשה בהתאם לכללים שנקבעו.תיעוד חוץ שהוא מסמך, כתוצר של סריקה ממוחשבת, אם התקיימו כל אלה:
*סריקת המסמכים המקוריים נעשתה בהתאם לכללים שנקבעו.
*קובץ המחשב שהוא תוצר הסריקה, נשמר כחלק בלתי נפרד ממערכות החשבונות של הנישום, בארכיב דיגיטלי בהתאם לכללים שנקבעו.
הנישום רשאי לשלוח את המסמכים הבאים כקובץ מחשב לאחר שנרשמו במערכת חשבונותיו :
· שובר קבלה
· חשבונית למעט חשבונית המשמשת כתעודת משלוח
· הודעת זיכוי
· חשבונית מס למעט חשבונית המשמשת כתעודת משלוח
· הזמנה
מסמך סרוק – הוא מסמך אשר מתקיימים בו כל אלו:
· המסמך נרשם במערכת החשבונות של הנישום בהתאם להוראות אלה.
· המסמך עבר תהליך של סריקה ממוחשבת.
· בקובץ המחשב הוספו בצורה בולטת לעין המילים "מסמך סרוק".
· קובץ המחשב נחתם בחתימה אלקטרונית מאושרת של הנישום או מי מטעמו, כאישור לכך שמסמך המקור נסרק בשלמותו. כלומר, הצדדים מזהים זה את זה, כל שינוי מותר עקבות, ניתן להוכיח מי שינה את המסמך, המעבר ברשת בטוח משינויים.
· אדם נוסף בדק שמסמך המקור זהה לקובץ המחשב שנסרק וחתם בחתימתו האלקטרונית המאושרת כאישור לכך ,
· ננקטו באופן סדיר אמצעי הגנה סבירים מפני חדירה לקובץ המחשב ומפני שיבוש בעבודת המחשב העלולים לפגום בנאמנות קובץ המחשב למקור; אם חל מעבר מטכנולוגיה אחת לאחרת, ננקטו אמצעים סבירים כדי להבטיח את נאמנות קובץ המחשב למקור, לרבות החתימה שבה הוא נחתם;
"סריקה ממוחשבת" – הליך טכנולוגי המעתיק מסמך מקור לקובץ באופן שניתן לאחזר ממנו תוצר קריא הזהה למקור.
"קובץ מחשב" – מסר אלקטרוני בהגדרתו בחוק חתימה אלקטרונית התשס"א 2001, שהוא תוצר של סריקה ממוחשבת.
הנישום רשאי לבער מסמך סרוק לשנת פלונית בהתאם לתנאים האלו:
*קובץ המחשב נשמר כחלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות של הנישום בארכיב דיגיטלי.
*הוגש דוח בהתאם לאותה שנת מס.
*הנישום לא הורשה בעבירה על חוק מיסים ואם הנישום הוא תאגיד – בעלי הזכויות בו ומנהליו לא הורשעו בעבירה.
*פנקסי חשבונות המתייחסים לאותה שנת מס לא נמצאו קבילים או שאינם נושאו של הליך תלוי ועומד בעניין קבילותם.
כללים לניהול ארכיב דיגיטלי:
1. מונחים : ארכיב דיגיטלי – מערכת לניהול רשומות אלקטרוניות
הרשמה- פעולה המתבצעת בעת כניסה של רשומה אלקטרונית לתוך ארכיב דיגיטלי שבה היא מקבלת מזהה ייחודי.
לכידה – הרשמה, תיוק הוספת מידע נלווה ושמירה של רשומה אלקטרונית על ידי מערכת
לניהול רשומות אלקטרוניות.
מידע נלווה – מידע מובנה המאפשר יצירה, ניהול ושימוש של רשומות אלקטרוניות לאורך זמן
בהקשר שבו הן נוצרו.
מנהל מערכת – מי שניתנה לו גישה לארכיב הדיגיטלי.לרבות גישה לבסיסי הנתונים שמתנהלים
בו.
משתמש – מי שניתנה לו גישה לארכיב הדיגיטלי.למעט גישה לבסיסי הנתונים שמתנהלים
בו.
רשומה אלקטרונית – מסמך ממוחשב או מסמך סרוק כהגדרתו.
תיוק – זיהוי ומיון שיטתי של רשומות אלקטרוניות וסידורן בהתאם לכללי סיווג שנקבעו על ידי
הנישום.
2. הארכיב הדיגיטלי יאפשר למשתמש לבצע לכידה של רשומות אלקטרוניות ושמירתן למשך התקופה הנדרשת על פי ההוראות.
3. בעת תהליך הלכידה ייווסף לרשומה האלקטרונית מידע נלווה אשר יאפשר את אחזורה על פי כל ממאפיינים אלה:
· מזהה ייחודי שיקבע אוטומטית על ידי המערכת.
· זיהוי המשתמש שיצר את הרשומה.
· סוג המסך נושא הלכידה.
· מספר הרישום כעוסק לצורך מס ערך מוסף של עורך המסמך נושא הלכידה.
· תאריך המסמך נושא הלכידה.
· מספר המסמך נושא הלכידה.
· תאריך הלכידה.
4. הארכיב הדיגיטלי צריך להיות בעל מנגנון חיפוש הכולל דרישות אלה :
· כל רשומה אלקטרונית צריכה להיות ניתנת לחיפוש, על פי כל המאפיינים שנקבעו.
· ממשק גרפי עם יכולת עיון בכל תיקיות הארכיב.
· למשתמש צריכה להיות אפשרות, בפעולת חיפוש אחת לחפש רשומה אלקטרונית על פי מאפיין אחד או יותר מהמאפיינים שנקבעו.
· תוצאות החיפוש יוצגו ברשימה אשר הכותרות בה צריכות לכלול, או שישנה אפשרות לכלול בהן את כל המאפיינים שנקבעו. כולל האפשרות לייצא את הרשימה לקובץ בעל מבנה טבלאי.
· יהיה ניתן להפיק פלט חזותי או פלט מודפס של תוצאות החיפוש, בצורה של רשימה כולל ערכי חיפוש שישמשו להפקתה.
5. משתמש לא יהיה ראשי לעשות אחד מאלה, לאחר הלכידה:
· לשנות את המידע הנלווה של הרשומה שהתווסף לרשומה האלקטרונית.
· למחוק רשומה אלקטרונית או לסמן אותה כמחוקה.
6. מנהל מערכת יהיה ראשי לעשות כל אחד מאלה, לאחר הלכידה:
· לשנות את המידע הנלווה של הרשומה שהתווסף לרשומה האלקטרונית.
· לסמן רשומה אלקטרונית כמחוקה.
7. הארכיב הדיגיטלי יאפשר הפקת פלט חזותי או פלט מודפס של כל אחת מהרשומות האלקטרוניות, כולל המידע הנלווה שלהן.
8. הארכיב הדיגיטלי ישמור את החתימה הדיגיטלית שבה נחתם המסמך.
9. הארכיב הדיגיטלי יאפשר ייצוא של כל אחת מהרשומות האלקטרוניות ויהיה מצויד בכלי המרה המסוגל לתרגם את הרשומות.
10. הארכיב הדיגיטלי ינהל, באופן אוטומטי קובץ יומן אירועים שלא ניתן לשינוי או מחיקה.
11. הארכיב הדיגיטלי מצויד במערכת גיבוי ושחזור של כל הרשומות האלקטרוניות.