המדריך לסריקת מסמכים

סריקת מסמכים הינה תהליך אותו יש להכין מבעוד מועד בארגון.

מיון ובדיקות חוקיות למסמכים

ראשית יש לבחון מהם סוגי המסמכים אותם הארגון מייצר ומהם סוגי המסמכים אותם הארגון מקבל לידיו מגורמי חוץ. לאחר מכן יש לבצע תהליך הכולל מיון לפי סוגי החומרים מדרגת חשיבות גבוהה לדרגת חשיבות נמוכה וזאת על פי מספר פרמטרים:

הראשון הוא דרישות החוק לגבי המסמך, האם צריך לשמור אותו ולכמה זמן האם יש הנחיות נוספות כגון תקנות או חוקי עזר או פקודות של רשויות בארץ או בחו"ל הדורשים את שמירת המסמך ולכמה זמן.

השני, מהו הערך שיש למסמך מבחינה פיננסית לארגון , מבחינה ערכית או מבחינת מהות העבודה של הארגון. אלמנטים אילו צריכים להיבחן מול יועצים משפטיים ורואה החשבון של החברה במידה והארגון מייצג חברות מחו"ל או עובד מולם הרי שיש לבחון דרישות של יצרן או יצואן במדינת המקור ולבדוק לכמה זמן הוא מחייב לשמור את המסמך והאם ניתן לסרוק אותו בלבד ללא שמירה פיזית.

כתיבת נהלים לסריקת מסמכים

לאחר שביצענו מיון המסמך /הרשומות של הארגון , יש להתחיל ולכתוב סט נהלים הקובע, מהו סוג המסמך מי היחידה שהפיקה אותו למי מיועד המסמך איך הוא יירשם ולכמה זמן הוא יישמר, האם ייסרק או יישמר כמסמך פיזי או גם וגם. כל רשומה בארגון תתויג לפי מחלקה, איש קשר, סוג המסמך ואיך היא תירשם בדיוק. כדי שלא יהיו טעויות בעתיד בחיפוש
החומר ההמשכיות והרציפות של הרישום חשובות מאחר ובארגונים רבים כ"א המטפל באחסנת ניירת ובתיעוד מתחלף כל מספר שנים ולעיתים קרובות חיפוש מידע אורך זמן רב עולה כסף רב ובעיקר גורם לאי עמידה במשימות מול גורמים רבים ביניהם הנהלת החברה לקוחות ספקים או רשויות.

לא כל מסמך צריך לסרוק, סריקה בארגון צריכה להוות עבור הארגון דרך לייעל תהליכי עבודה, דרך למציאת מסמכים במהירות, ובעיקר לחסוך זמן וכסף. במידה והארגון סורק הכל אבל לא מאנדקס את החומרים בדיוק רב, הרי שהמידע יישב על שרתי החברה, יתפוס נפח ולא יפיק את התועלת המתבקשת שלשמה יצא הארגון לתהליך של הפיכת המשרד למשרד ללא נייר.
לאחר שטיפלנו בהכנות לסריקה בארגון , יוצאים לתהליך הפיזי של מיון החומרים בארגון, יש לעבור על תיקים קיימים במשרדים או בארכיב, להחליט מה בהיסטוריה יש לסרוק, או לחליפין להשאיר את ההיסטוריה ולהתחיל לסרוק את השוטף בהווה ולתת לחומרים הישנים להתכלות מאליהם.

דרך זו מאפשרת לחסוך בעלויות רבות שכן עלות של פרויקט סריקה חד פעמי הינה רבה ויכולה להיות חסם כלכלי לארגון שרוצה לסרוק את כל המידע בארגון. חשוב מאוד להעביר חומרים לסריקה לפי נושא ולפי שנה התיעוד על המערכת צריך להיות עם שדה מפתוח חד ערכי שיאפשר חיפוש מהיר קל ונוח לכל משתמש על מערכת ניהול המסמכים.

לדוגמא, תיק עובד נמפתח במספר תעודת זהות. זהו מספר חד ערכי. אם חסרה לנו תעודת זהות של עובד או משתמש במערכת ניתן לרשום שם + שם משפחה בצירוף תאריך תחילת עבודה או תאריך לידה.

במידה ומדובר בחשבונית, רצוי מספר החשבונית, בצירוף מספר עוסק מורשה או מספר ח.פ של החברה, ישם גופים שמתעדים גם את סכום החשבונית כדי לסנכרן את הנתונים עם מערכות
הנהלת החשבונות של הארגון.

ככל ויש יותר נתונים על מסמך או תיק כך החיפוש בשלב שני הינו יותר מדויק ויותר מהיר וניתן לשאוב את הנתונים אל מערכות מידע נוספות כדי לקבל את התמונה המלאה על הרשומה
שנשמרה.

לפרטים נוספים פנו אלינו ונשמח לספק מידע מקצועי .