ראשית, בדקו אילו חומרים תרצו לסרוק, ובעיקר האם הם חומרים פעילים כאלה שאתם צריכים להיות חשופים אליהם כל הזמן , או אולי מדובר במסמכים חשובים שיש לסרוק לצורך גיבוי. כדאי לכם לבדוק מי צריך להיות חשוף למסמכים האלה, האם יש מספר עובדים שצריכים לראות את החומר בכל זמן נתון?
המידע הזה חשוב כדי להבין את רמת החיסכון שיש בסריקת ניירת, האם הארגון חוסך זמן יקר של עובדים?
שבמקום שיחפשו חומר באופן פיזי, זה יהיה להם נגיש בלחיצת כפתור, ובכך הארגון יכול לייעל את העבודה שלהם לדברים אחרים. האם הארגון חוסך מקום?
במקום לאחסן את החומר, ואת המקום לייעל לדברים אחרים. האם הארגון מתייעל מעבודה דיגיטלית, האם הוא יעיל יותר ללקוחות שלו, לספקים שלו, להתנהלות הכללית במשרד?
אם כל השאלות האלה קיבלו פן חיובי – סריקה זה בשבילך!
מה חשוב לדעת לפני שבוחרים ספק סריקה?
לפני שאתם רצים ומזמינים את ספק שייתן לכם פיתרון שאולי לא מתאים למשרד ו/או לאופי שלכם, כדאי מאד שתקראו את זה. אחרי שתבינו מה באמת חשוב, בחרו את הספק הנכון שיוכל ללוות אתכם, עד לפתרון הטוב והיעיל ביותר.
אם גם אתם חולמים על תוכנה לניהול מסמכים, ידידותית וייעלה- אנחנו מרשים לעצמנו להניח שאתם מבינים דבר או שניים בחשיבות של נוחות, שליטה וחיסכון.
אז מה צריך לבדוק לפני שבוחרים ספק סריקה? הכנו עבורכם, המתלבטים, מספר נקודות שחשוב לתת עליהן את הדעת.
ישנם ספקים רבים בתחום סריקת המסמכים, אז איך לבחור מבין כולם?
ישנם שלושה הבדלים עיקריים בין ספק סריקה אחד לאחר:
1. ניסיון
תחילה יש לבדוק האם יש לספק ניסיון בסריקה, לכן נבדוק:
- מול איזה גופים הספק עובד? למי הוא סורק?
- האם מדובר בגופים פרטיים או גופים ממשלתיים?
- האם הוא סרק לגוף העוסק בתחום העיסוק שלי?
- האם יש לו ניסיון במפתוח החומר?
- האם הלשכה של הספק פועלת באופן רציף, כלומר האם יש כל הזמן פרויקטים חדשים.
- האם ניתן לקבל ממליצים?
- האם יש פרויקטים מתמשכים? כאלה שמקבלים שירות על בסיס קבוע?
- האם יש לספק תקנים המעידים עליו?
2. אחרי שבדקנו ניסיון, רצוי לבדוק איכות
- האם הספק מסוגל לספק לי את איכות הסריקה הרצויה?
- האם הספק יודע לענות על הדרישות שלי, ולתת לי תוצר מוגמר העונה לציפיות שלי.
אז איך תדע אם אכן זה אפשרי? תדרוש פיילוט. הפיילוט יעשה על חומר מייצג מכל סוג חומר שתרצה לסרוק. הניירת המשרדית תעבור תהליך הכנה לסריקה – הוצאה של שידוכים, יישור עמודים וכו, ואז תעבור סריקה, מקובל אחרי הסריקה לבצע בקרת איכות, ואם הכל נסרק כראוי, מעבירים את החומר הסרוק תהליך מפתוח – נותנים שם לכל קובץ לפי הנחיות הארגון. בסוף תהליך המפתוח מקובל לבצע בקרת איכות נוספת ואם את כל תהליך הסריקה והמפתוח – ובתום התהליך תוכל לקבל תוצר ביד- התוצר יהווה עבורך מדד לעמידה בדרישות, לתיאום ציפיות.
3. ומה עכשיו?
עכשיו צריך לבחון את נושא העלות.
- ממה מורכבת עלות הפרוייקט?
- מה הארגון מקבל כתוצר?
- האם יש הלימה בין המחיר לאיכות?
נשמח לתת לכם שירות אמין ומקצועי, להצעת מחיר פנה אלינו!