מאת רונן כהן צמח מומחה בתחום סריקת מסמכים ואבטחת מידע.
החתימה האלקטרונית ומעבר משרדי הממשלה והרשויות השונות לתת שירותים דיגיטליים נפוצים באמצעות האתרי האינטרנט , דפי הנחיתה והעברת מסמכים לחתימה באמצעות המכשירים הניידים
מאפשרת נגישות רבה ומהירה לכלל השירותים באופן מדויק שחוסך למשתמשים טרחה בשליחת מסמכים בפקס או במייל או אפילו בהגעה פיזית למשרדים הממשלתיים או הרשויות המקומיות.
הטענת מסמכים סרוקים והחתמה של המסמכים הללו ב חתימה אלקטרונית מאושרת מאפשרת לפיכך גם שלא לשמור את המסמכים הפיזיים של הלקוחות.
אנו חווים ב 3 השנים האחרונות החל מתחילת התפרצות שפעת הקורונה בעולם, ירידה מתמשכת בשימוש במסמכים פיזיים, האצה של תהליכים דיגיטליים, מעבר לעבודה מרחוק ושימוש בתוכנות רבות המייתרות הדפסה ושמירה של ניירת פיזית.
הרגולטור, הן הכנסת והן משרדי הממשלה השונים מאפשרים לתושבים וכמו גם לעסקים השונים להעביר מסמכים שונים אל יעדם תוך ציון מקור המסמך וייעודו ובכך לתקשר ביתר נוחות ולבצע תהליכים שהיו לוקחים לעיתים שבועות תוך מספר דקות.
הפורטל הממשלתי בו ניתן לקבל מידע על מגוון שירותים ממשלתיים מאפשר לצלם ולסרוק מסמכים אפילו ממכשיר נייד ולטעון אותם אל המערכת הממשלתית, לשלם תשלומים שונים כגון אגרות או קנסות ואפילו אין צורך להתקשר מאחר ותוך מספר דקות מקבלים אל תיבת השואר ולתיבת ההודעות בנייד אישור כי הפעולה נקלטה ובוצעה.
הפעילות המרכזית ששודרגה ואפשרה את התהליכים הדיגיטליים לרבות סריקת המסמכים היא דרך ההזדהות מרובת השלבים הכוללת , הקמת שם משתמש חד ערכי עם מספר צורות הזדהות, כגון : מספר טלפון נייד, תיבת דואר אלקטרוני, צילוןם תעודת זהות ורישיון נהיגה, כתובת מגורים, ועוד מספר שאלות מזהות לקבות שליחה של סיסמא הפתוחה לפרק זמן של עד 30 שניות להקלדה דרך הטלפון הנייד. הסיסמא תהיה בדרך כלל בת 6 ספרות. בנוסף כדי לוודא שלא מדובר בבוט או בתוכנה זדונית תבקש המערכת זיהוי אותיות או תמונות מסוימות תוך פרק זמן קצר.
חסמים נוספים שהוסרו בדרך לסריקת מסמכים מהירה הינם: שיפור המכשירים הניידים החכמים, מעבדים חזקים יותר, יכולת אחסנה של מסמכים ופתיחתם על המכשיר, שיפור היכולות הגרפיות, שיפור כרטיסי הרשת ומהירות הגלישה ובנוסף יכולת איחזור מהירה ואפשרות לשיתוף קבצים ומסמכים סרוקים בכל פלטפורמה חברתית והעברת תכנים בין רשתות חברתיות שונות לרבות אתרי אינטרנט של משרדי ממשלה. כמו כן ראוי לציין את שיפור המהירות בתשתיות של חברות הסלולר המאפשרות גלישה מהירה גם בגלישה בחוץ וגם בגלישה בתוך הבית. ברחבי הארץ נסללו מאות אלפי קילומטרים של סיבים אופטיים המאפשרים כיום לא רק לגלוש במהירות מכל נקודה בבית אלא אף לראות סרטים באמצעות זרימה בשידור חי , העלאת קבצים וסרטונים גדולים מאוד. הממשק וחווית המשתמש של הפורטל הממשלתי והזמינות המרבית שלו כמו גם שמירת הנתונים המדויקת לאורך זמן הביאו את התושבים להאמין במערכות הממשלתיות והן העירוניות וכן של חברות ממשלתיות המשרתות את האזרחים.
העלויות של האחסנה בשירותי הענן ירדה בשנים האחרונות וכיום העלות היא נמוכה יחסית לשמירה של מאות אלפי מסמכים תמונות וקבצים.
הרגולציה הביאה לידי כך שכיום סגמנטים מסוימים אמורים לשמור את המסמכים הפיזיים לתקופות ארוכות ואילו מרבית החומר יישמר לפרק זמן של 7 שנים בלבד או שייסרק וייחתם דיגיטלית ורק לאחר שיישמר ויגובה יוכל להיות מושמד
אם גם אתם מעוניינים בהדרכה והובלה של תהליכים לשינוי ארגוני וסריקת מסמכים של הארגון שלכם או באופן פרטי פנו אלינו עוד היום ונסייע לכם לעבור לעידן ללא נייר.
ניתן ללחוץ על הלינק ולמלא פרטים ונשוב אליכם.